Casus 2 – Samen Verder Werken Na Miscommunicatie
Een conflict tussen een HR-manager en administratief medewerker leek onoplosbaar. Ontdek hoe arbeidsmediation verschillende communicatiestijlen blootlegde en het vertrouwen volledig herstelde.
Situatie
Een HR-manager en een medewerker in een administratieve rol botsen steeds over deadlines. De HR-manager vindt dat de medewerker traag is en afspraken niet nakomt. De medewerker voelt zich onder druk gezet en ervaart de communicatie van de manager als onduidelijk en soms bot.
Conflictpunten
- Manager denkt dat werknemer deadlines bewust negeert
- Werknemer begrijpt de prioriteiten niet goed en voelt zich niet gehoord
- Verschillende communicatiestijlen leiden tot wederzijds wantrouwen
Het mediationproces
Door bemiddeling kwamen de verschillende communicatiestijlen aan het licht. De manager bleek taken vaak mondeling te noemen tijdens drukke momenten, zonder concrete afspraken te maken of te documenteren. Voor de manager was dit 'gewoon even doorgeven', maar voor de medewerker ontbrak context en prioritering.
De medewerker durfde niet altijd door te vragen uit angst 'lastig' te zijn, en interpreteerde opdrachten daardoor anders dan bedoeld. Dit leidde tot gemiste deadlines en frustratie bij de manager, die dacht dat de werknemer niet wilde meewerken.
De mediator hielp beide partijen inzien dat er geen kwaadwillendheid in het spel was, maar een mismatch in communicatiestijl en verwachtingen. Dit was een cruciaal keerpunt in het proces.
Wat maakte het verschil?
De mediator liet beide partijen expliciet verwoorden wat ze van elkaar nodig hadden. De manager realiseerde zich dat mondelinge instructies onvoldoende waren. De medewerker leerde dat doorvragen niet 'lastig' is, maar juist professioneel en gewenst.
Uitkomst
- Schriftelijke opdrachten: Alle taken worden voortaan schriftelijk vastgelegd (e-mail of projectmanagement tool) met duidelijke deadlines en prioriteit
- Wekelijkse check-in: Elke maandag 10 minuten afstemming over prioriteiten en lopende taken
- Training: Assertieve communicatie training voor de medewerker, en feedbacktraining voor de manager
- Open cultuur: Afspraak dat doorvragen altijd welkom is en gezien wordt als teken van professionaliteit
Conclusie: Tevreden Einde
Het vertrouwen werd hersteld en beiden begrepen dat er geen onwil was, maar miscommunicatie. Drie maanden na de mediation rapporteerden beide partijen een significant betere samenwerking.
De medewerker voelde zich gehoord en durfde nu open te communiceren. De manager kreeg inzicht in het belang van heldere communicatie en zag dat de medewerker zeer capabel was als de verwachtingen maar duidelijk waren.
Deze casus laat zien dat niet elk arbeidsconflict draait om 'echte' problemen. Vaak liggen miscommunicatie en verschillende verwachtingen aan de basis. Met de juiste begeleiding zijn deze conflicten goed op te lossen, zonder dat iemand hoeft te vertrekken.
Kernlessen uit deze casus
- • Miscommunicatie is een veel voorkomende oorzaak van arbeidsconflicten
- • Verschillende communicatiestijlen hoeven geen probleem te zijn als je elkaar begrijpt
- • Concrete afspraken en structuur kunnen veel frustratie voorkomen
- • Training en coaching kunnen onderdeel zijn van de oplossing
- • Een veilige omgeving waarin beide partijen zich kunnen uitspreken is essentieel
Communicatieproblemen in uw team?
Onze mediators zijn gespecialiseerd in het oplossen van miscommunicatie en het herstellen van werkrelaties. Bekijk ook onze trainingen voor HR-professionals.